Laiko juostos: kaip dirbti su kolegomis kitame žemyne

Nuotolinis darbas laiko juostas iš geografijos pamokos pavertė kasdiene praktika. Vienas neteisingai suprastas skaičius reiškia praleistą susitikimą arba kolegą, prisijungusį trečią valandą nakties.

Kaip veikia laiko juostos

Pasaulis padalytas į juostas, kurių kiekviena skiriasi nuo pasaulinio koordinuotojo laiko, žymimo UTC. Lietuva žiemą yra UTC+2, o vasarą — UTC+3.

Ne visos juostos skiriasi pilnomis valandomis. Kai kuriose vietose skirtumas yra pusvalandis ar net keturiasdešimt penkios minutės, todėl skaičiuoti iš akies nepatartina.

Vasaros ir žiemos laikas

Dalis šalių laikrodžius sukioja du kartus per metus, dalis ne. Dar blogiau — perėjimo datos skirtingose šalyse nesutampa, todėl kelias savaites per metus įprastas skirtumas laikinai pasikeičia.

Būtent šis laikotarpis ir sukelia daugiausia painiavos. Susitikimas, kuris ištisus metus vyko tuo pačiu metu, staiga persislenka valanda tik vienai pusei.

Pietų pusrutulis

Pietiniame pusrutulyje sezonai atvirkštiniai, todėl vasaros laikas ten įsigalioja tada, kai Europoje jis baigiasi. Skirtumas su Australija per metus gali svyruoti dviem valandomis.

Todėl dirbant su tolimomis šalimis vienas kartą suskaičiuotas skirtumas negalioja visus metus. Kiekvieną ketvirtį verta pasitikrinti iš naujo.

Kaip suskaičiuoti skirtumą

Paprasčiausias būdas — abu laikus paversti į UTC ir palyginti. Tada nebereikia galvoti apie vasaros laiką, nes UTC jo neturi.

Praktikoje greičiau naudoti laiko juostų skaičiuoklę, kuri iš karto parodo, kelinta valanda yra keliose vietose vienu metu.

Bendras darbo langas

Lentelė rodo apytiksles reikšmes, kurios keičiasi dėl vasaros laiko. Bet ji naudinga tuo, kad iš karto matyti, kada apskritai verta ieškoti bendro laiko.

Kaip planuoti susitikimą

Kvietime visada nurodomas vienas laikas su aiškia juosta, o ne du skirtingi. Kalendorių programos automatiškai perskaičiuoja, jei juosta nurodyta teisingai.

Papildoma taisyklė — nerašyti „ryte“ ar „po pietų“. Šios sąvokos priklauso nuo vietos, o skaičius su juosta yra vienareikšmis.

Kas neša nepatogumą

Kai skirtumas didelis, kažkam susitikimas visada bus nepatogiu metu. Sąžininga praktika — keisti nepatogumą pakaitomis, o ne visada palikti jį tai pačiai pusei.

Reguliariems susitikimams tai reiškia du kintančius laikus. Tai atrodo sudėtingiau, bet komandoje priimama daug geriau nei nuolatinis ankstyvas rytas vienai pusei.

Asinchroninis darbas

Kai skirtumas viršija aštuonias valandas, bendras darbo langas beveik dingsta. Tada efektyviau dirbti asinchroniškai: aiškūs užrašai, sprendimų dokumentai ir įrašyti pranešimai.

Tokioje komandoje susitikimai tampa retesni, bet vertingesni. Kasdienis ryšys vyksta tekstu, o susitikimas rezervuojamas tik tam, kas tekstu neišsprendžiama.

Skrydžiai ir kelionės

Skrydžio trukmė ir laikrodžio skirtumas yra du skirtingi dalykai. Bilietas rodo vietos laiką abiejuose galuose, todėl atrodo, kad skrydis truko valandą arba parą.

Realią trukmę galima suskaičiuoti tik pervedus abu laikus į vieną juostą. Bendrą kelionės laiką su persėdimais patogu vertinti kelionės trukmės skaičiuokle.

Datos riba

Vandenyne yra linija, kurią kirtus pasikeičia data. Skrendant į vieną pusę diena prarandama, į kitą — gaunama dukart ta pati.

Tai retai aktualu kasdienybėje, bet svarbu planuojant tolimas keliones. Bilietuose atvykimo data gali būti ta pati arba net ankstesnė nei išvykimo.

Darbo valandų apskaita

Dirbant su užsienio klientais valandos fiksuojamos savo vietos laiku, o sąskaitos išrašomos pagal sutartą tvarką. Painiava atsiranda, kai darbo diena persidengia per vidurnaktį.

Tokiais atvejais patogu naudoti darbo valandų skaičiuoklę, kuri teisingai suskaičiuoja pamainą, prasidedančią vieną dieną ir pasibaigiančią kitą.

Terminai skirtingose juostose

Terminas „iki penktadienio“ be juostos yra neapibrėžtas. Kai klientas kitame žemyne, skirtumas gali siekti visą darbo dieną.

Todėl profesionalioje praktikoje terminai nurodomi su juosta arba naudojant UTC. Tai atrodo formalu, bet pašalina visą interpretacijų erdvę.

Kalendoriaus nustatymai

Dauguma problemų kyla iš neteisingai nustatytos juostos įrenginyje. Keliaujant telefonas dažniausiai persijungia automatiškai, o kompiuteris — ne visada.

Verta įsijungti antrą laiko juostą kalendoriuje. Tada planuojant iš karto matyti, kelinta valanda bus pas kolegą, ir skaičiuoti nebereikia.

Įrašai ir jų laiko žymos

Sistemų žurnaluose laikas dažniausiai rašomas UTC, o naršyklėje rodomas vietos laiku. Todėl tas pats įvykis dviejose vietose atrodo įvykęs skirtingu metu.

Ieškant problemos priežasties tai svarbu: dvi valandų skirtumo gali užtekti, kad atrodytų, jog priežastis įvyko po pasekmės. Prieš lyginant visada verta suvienodinti juostas.

Naktinės pamainos

Kai pamaina prasideda vakare ir baigiasi ryte, ji priklauso dviem kalendorinėms dienoms. Apskaitoje reikia susitarti, kuriai dienai ji priskiriama.

Dažniausia praktika — priskirti pradžios dienai. Tai svarbu skaičiuojant priedus už naktinį darbą ir savaitgalius, nes nuo priskyrimo priklauso tarifas.

Kada geriausia rengti susitikimus

• Su Vakarų Europa — beveik bet kada darbo dieną.

• Su JAV rytine pakrante — Lietuvos popietė.

• Su Azija — Lietuvos rytas.

• Su Australija — ankstyvas Lietuvos rytas arba vakaras.

• Su Pietų Amerika — Lietuvos vakaras, kai ten dar darbo diena.

Ką daryti su pirmadieniu ir penktadieniu

Kai skirtumas didelis, penktadienio popietė vienoje vietoje jau yra savaitgalis kitoje. Tas pats galioja pirmadienio rytui priešinga kryptimi.

Todėl svarbius susitikimus verta planuoti savaitės viduryje. Tai smulkmena, bet ji pastebimai sumažina neatvykimų ir persikėlimų skaičių.

Skirtingi kalendoriai ir savaitgaliai

Ne visur savaitgalis yra šeštadienis ir sekmadienis. Kai kuriose šalyse nedarbo dienos yra penktadienis ir šeštadienis, todėl bendra darbo savaitė sutrumpėja iki keturių dienų.

Planuojant projektą su tokia komanda tai reikia įskaičiuoti iš karto. Terminas „penkios darbo dienos“ ten reiškia kitą kalendorinę trukmę nei čia.

Šventės skirtingose šalyse

Valstybinės šventės nesutampa, o kai kurios trunka kelias dienas iš eilės. Nežinant apie jas planuojami terminai staiga nusislenka visa savaite.

Praktinis sprendimas — bendrame kalendoriuje pažymėti kiekvienos šalies nedarbo dienas. Tai vienkartinis darbas metų pradžioje, o naudos duoda visus metus.

Įrankiai, kurie padeda

Naudinga kalendoriuje matyti antrą laiko juostą ir turėti bendrą komandos dokumentą su kiekvieno darbo valandomis. Tai pašalina didžiąją dalį klausimų dar prieš jiems kylant.

Naudinga ir kalendoriuje pasižymėti kolegų darbo pradžios bei pabaigos valandas savo laiku. Tada matyti ne tik data, bet ir tai, ar žmogus tuo metu dar dirba.

Antras naudingas dalykas — planavimo įrankis, rodantis persidengiančias valandas. Jis per sekundę parodo tai, ką rankomis skaičiuoti tektų kelias minutes.

Ką verta susitarti komandoje

Naudinga vieną kartą susitarti dėl bazinės juostos, kuria vadovaujasi visi dokumentai ir terminai. Dažniausiai tai UTC arba pagrindinės biuro vietos laikas.

Trečias — kurios valandos laikomos „nepasiekiamomis“. Kai visi žino, kad po tam tikros valandos žinutės neskaitomos, niekas nesijaučia kaltas jų neatsakęs.

Antras susitarimas — atsakymo laukimo laikas. Kai visi žino, kad atsakymo tikimasi per parą, o ne per valandą, laiko juostos nustoja būti problema.